20 Dec

Nieuwsbrief december 2017

Nieuwsbrief december 2017

Lees deze nieuwsbrief als pdf

Nieuwsbriefdecember2017

Deze nieuwsbrief bevat belangrijke informatie over onze dienstverlening

Door de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensverwerking moet Regiopoortwachters.nl organisatorische maatregelen treffen om met u te kunnen blijven samenwerken en zo te voldoen aan de nieuwe privacywetgeving. Deze wetswijziging heeft, los van onze samenwerking, ook gevolgen voor uw organisatie. Lees deze nieuwsbrief daarom met aandacht, zodat u goed geïnformeerd bent. 

De nieuwe opzet in onze samenwerking met u zal in de praktijk niet eerder dan 1 februari 2018 van toepassing zijn (maar ook niet later dan 25 mei 2018). Door de wijzigingen in deze wetgeving bent u verplicht de aanpassingen in onze samenwerking op te volgen. De komende maanden zullen wij u daarom via onze nieuwsbrief geregeld bijpraten. 

europa

Help de AVGkomt er aan!

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. Deze wet- en regelgeving raakt alle organisaties, ook kleine MKB’er en ZZP’ers. Overtreedt een verantwoordelijke de beginselen of grondslagen van de AVG of de privacy rechten van de betrokkenen (de mensen van wie de organisatie gegevens verwerkt)? Dan kan de Autoriteit Persoonsgegevens een boete opleggen die kan oplopen tot maximaal 20 miljoen euro! Of een boete van 4% van de wereldwijde jaaromzet, mocht dat bedrag hoger uitkomen.

Het idee achter de AVG is dat burgers veel meer zeggenschap krijgen over hun data en wat daarmee gebeurt. Organisaties moeten duidelijk maken waarom ze bepaalde (persoons)gegevens nodig hebben en waar die voor worden gebruikt. Burgers kunnen op hun beurt gemakkelijker inzage vragen in opgeslagen data, toestemming intrekken, klachten indienen en gebruikmaken van het recht om vergeten te worden. Hierbij gaat het om elk persoonlijk gegeven dat u registreert van bijvoorbeeld uw personeelsleden, contactpersonen van organisaties met wie u samenwerkt, personen die u individueel als klant of cliënt bedient en ziekmeldingen die u doorgeeft aan de arbodienst etc.

Om u op weg te helpen kunt u via de volgende link een stappenplan downloaden (PDF) voor uw organisatie.

 

Wat betekent de AVG voor uw samenwerking met Regiopoortwachters.nl?

Regiopoortwachters.nl verwerkt gegevens van uw personeel en beschikt, zoals andere arbodiensten, over informatie uit uw personeelsbestand van zowel zieke als gezonde werknemers. Op deze manier kan Regiopoortwachters.nl verzuimstatistieken berekenen (zoals bijv. verzuimpercentages), kunt u eenvoudig ziekmeldingen doorvoeren en ziekengeld declareren bij uw verzuimverzekeraar. Wij gebruiken de gegevens van uw totale werknemersbestand of uw totale loonsom ook voor onze verrekening met u. Door de inwerkingtreding van de AVG vanaf 25 mei 2018 geldt “een arbodienst heeft pas toegang tot gegevens van en over de werknemer als deze ziek is of arbeidsongeschikt dreigt te geraken”.

Hierom nemen wij de volgende maatregelen zodat wij met u kunnen blijven samenwerken.

  1. U registreert uw volledige personeelsbestand niet meer in onze verzuimapplicatie Verzuimsignaal, maar in het HR Portaal van Regio HR
  2. U meldt uw werknemers niet meer ziek en hersteld via onze verzuimapplicatie Verzuimsignaal, maar via het HR Portaal van Regio HR
  3. Jaarlijks verstrekt u onze zusterorganisatie Regio HR uw Verzamelloonstaat
  4. U machtigt Regio HR om de aantallen werknemers en / of de totale loonsom van uw bedrijf door te geven aan Regiopoortwachters.nl (en uw verzuimverzekeraar indien u dat wenst).

De enige extra administratieve handeling is eigenlijk het jaarlijks verstrekken van de Verzamelloonstaat. Daar staat tegenover dat wij met u per maand achteraf kunnen “na verrekenen” zodat u nooit teveel betaalt. En heeft u een werknemer een keer vergeten te registreren in het HR Portaal en wordt deze ziek, dan valt deze werknemer toch onder de dekking van een afgesloten verzuimabonnement. Dit in tegenstelling tot datgene wat wij in onze nieuwsbrieven van de afgelopen jaren bij u aangaven (“niet gemeld is niet gedekt”). Daarnaast heeft u het voordeel van de basisdienstverlening van Regio HR (zonder meerkosten).

 

U bent vanaf 2018 ook aangesloten bij Regio HR

Elke klant van Regiopoortwachters.nl is zonder meerkosten aangesloten bij Regio HR. Door uw samenwerking met Regiopoortwachters.nl én Regio HR is onze samenwerking met u “AVG bestendig”.

Regio HR kan wel uw volledige werknemersbestand namens u registeren omdat Regio HR als HR dienstverlener een andere doelstelling voor uw organisatie heeft dan de arbodienst Regiopoortwachters.nl. Dit is een meerwaarde voor zowel klanten die geen eigen personeelsmanagementadviseur in dienst hebben, als ook voor die organisaties die reeds beschikken over een eigen afdeling personeel & organisatie.

Door uw aansluiting bij  Regio HR beschikt u over een basisdienstverlening, inclusief een HR Portaal, zonder meerkosten. Tevens heeft u toegang tot aanvullende (betaalde) dienstverlening van uw eigen Regio HR Adviseur. De basisdienstverlening van Regio HR omvat de volgende inhoud:

  • U beschikt over het HR portaal om ziek en hersteld meldingen door te voeren
  • U beschikt over een signaleringssysteem dat op tijd aangeeft wanneer u uw tijdelijke werknemer moet aanzeggen (de zogenaamde dienstverbandsignalering van de Wet Werk en Zekerheid)
  • U beschikt over de mogelijkheid om verzuimstatistieken te raadplegen
  • U kunt uw verdere personeelsadministratie in het HR Portaal voeren, zodat u ook op dat vlak voldoet aan een juiste toepassing van de AVG. Het HR Portaal voorziet in alle basiszaken voor het voeren van een correcte personeelsadministratie.
  • U kunt eenmalig kosteloos gebruik maken van een basis HR-scan, waarmee u inzicht krijgt in de status/niveau van uw personeelsmanagement, alsmede waaraan u moet voldoen volgens de bestaande wet- en regelgeving aangaande personeelsmanagement.
  • U kunt vrijblijvend kennis maken met uw eigen Regio HR Adviseur die met u de uitkomsten van de personeelsscan doorneemt
  •  Uw werknemer kan ook gebruik maken van het HR Portaal (in de lijn van de AVG)

Op basis van de uitkomsten van de HR scan heeft u mogelijk extra ondersteuning nodig bij het invullen en opzetten van uw personeelsmanagement. Hierover kunt u aparte afspraken met Regio HR. Tijdens het bespreken van de HR scan zal uw Regio HR Adviseur u hierover volledig bijpraten een toelichting geven op de mogelijkheden specifiek voor uw organisatie.

De inzet van Regio HR en het HR Portaal is niet eerder dan 1 februari 2018 van toepassing.

In de tweede helft van januari sturen wij u een nieuwe nieuwsbrief waarin wij u verder informeren over het HR Portaal en de inzet van Regio HR.

contract

Belangrijk: overstappen naar een andere contractvorm

Regiopoortwachters.nl kent in grote lijnen 3 vormen van aansluitingen:

  • Een verzuimabonnement
  • Een verzuimpakket op basis van verrichtingen
  • Een Loonsomabonnement

Indien u wenst over te stappen naar een ander pakket, dan kunt u dat voor 31 december aanstaande via info@regiopoortwachters.nl aan ons kenbaar maken. Wilt u bij het onderwerp aangeven “contractaanpassing” en uw keuze aangeven. Klik hier voor informatie welke contractvorm het beste bij u past.

Het is wel zo dat indien u wilt overstappen van een verrichtingenpakket naar een abonnement (een verzuimabonnement of een loonsomabonnement), het aantal zieke werknemers niet meer mag zijn dan 6% van het totaal aantal werknemers dat bij u werkt.

Voor de inhoud van de pakketten, klik hier naar site rpw.nl dienstverlening

 

Verzuimabonnement

Zodat u van tevoren weet welke kosten u per werknemer kwijt bent voor de verzuimbegeleiding  door de bedrijfsarts en de arbeidskundig casemanager. U betaalt een vast bedrag per jaar per (in uw organisatie werkzame) werknemer.

Verzuimpakket op basis van verrichtingen (nacalculatie)

U betaalt enkel voor de begeleiding door de arbeidskundig casemanager en bedrijfsarts van uw zieke werknemer. Deze begeleiding wordt op basis van gewerkte tijd maal uurtarief met u verrekend.

Loonsomabonnement

Idem als een verzuimabonnement, echter de verrekening is op basis van de totale loonsom van uw personele organisatie. Wij verrekenen dan op basis van de door u verstrekte Verzamelloonstaat. Bedrijven in de sectoren Horeca, detailhandel, seizoenbedrijven en evenementenorganisaties maken regelmatig gebruik van de loonsomabonnementen omdat zij veel oproepkrachten, tijdelijke contracten met weinig contracturen in dienst hebben en een verrekening via de verzamelloonstaat gemakkelijker is en beter aansluit bij hun personele organisatie.

gefeliciteerd

Gefeliciteerd met uw BASISCONTRACT+

Voor u als trouwe klant van Regiopoortwachters.nl breiden wij zonder meerkosten onze dienstverlening uit. Het basis(arbo)contract van Regiopoortwachters.nl met de “plus” van de EVI Groep. Zodat uw werknemers bevlogen aan het werk blijven in een baan die bij hun past.

 

Het basiscontract arbodienstverlening van Regiopoortwachters.nl

Wijziging Arbowet per 1 juli 2017. Werkgevers spreken minimumeisen voor gezond en veilig werk met hun arbodienst af en leggen dit vast in het zogenaamde Basiscontract. Per 1 juli 2017 is zo’n basiscontract verplicht en zijn de eisen uitgebreid. In dit contract staan de minimale rechten en plichten voor de werkgever, werknemer en de arbodienstverlener. Wij informeerden u in juni van dit jaar dat wij (eveneens zonder meerkosten) ons pakketVerzuimmanagement+ voor u hebben verruimd. Daarmee hebben wij uw (basis)contract aangepast zodat u voldoet aan deze nieuwe wettelijke eisen. Klik hiervoor meer informatie over de wijzigingen van de Arbowet en de inhoud van het basiscontract.

basiscontractplus

De Plus van de EVI Groep

Regiopoortwachters.nl is sinds januari van dit jaar één van de partners in de EVI Groep (zie verder www.evigroep.nl). De bedrijven in de EVI Groep zetten zich voor u en uw werknemer in, zodat iedereen vitaal met pensioen kan gaan. Als trouwe klant van Regiopoortwachters.nl brengen wij u hierom in aanmerking voor een uitbreiding van de dienstverlening zonder een verhoging van het verzuimpakket dat u afneemt. Zie voor de inhoud van de dienstverlening van het Basiscontract+ pakket ook www.basiscontractplus.nl

De extra dienstverlening waar u voor in aanmerking komt is het volgende.

  1. Verzuimmanagement

Verzuimscan

Zodat u in één opslag ziet hoe u nog meer grip op het ziekteverzuim in uw bedrijf krijgt. Na het invullen van de verzuimscan kunt u gelijk aan de slag. Uw vragen over de uitslag van uw verzuimscan neemt u door met uw arbeidskundig casemanager of één van onze andere adviseurs.

www.regiopoortwachters.nl/werkgevers

In dit zelfde portaal vindt u uw eigen afgeschermde informatiesite over ziekteverzuim met handige informatie en documenten.

www.regiopoortwachters.nl/werknemers

Uw zieke werknemer heeft een eigen informatiesite zodat de werknemer weet waar deze aan toe is en wederzijdse verwachtingen van werkgever, werknemer en arbodienst duidelijk zijn.

  1. Re-integratie en Claimbeoordeling

Intake en re-integratieadvies 2e spoor

Indien uw zieke werknemer buiten uw organisatie moet re-integreren omdat u zelf geen passend werk kunt aanbieden, dan stelt onze adviseur na het intakegesprek met uw werknemer een gericht re-integratieadvies op.

Communicatie met uw inkomensverzekeraar

Indien u toestemming geeft tot verwerking van uw meldingen voorzien wij uw inkomensverzekeraar van gepaste informatie over de mate van arbeidsongeschiktheid van uw werknemers zodat u geen extra rompslomp heeft of teveel kosten maakt en u “hands free” uw uitkering van uw verzuimverzekeraar ontvangt.

  1. Preventie

Risicoscan en arbeidsgezondheidskundig bedrijfsadvies 

Op basis van de Risicoscan van onze zusterorganisatie Lifework weet u welke de belangrijkste risico’s op het gebied van veiligheid, gezondheid en welzijn zijn, op welke wijze u de Risico-inventarisatie kunt organiseren en in welke mate u “RI&E-plichtig bent”. Hierop aansluitend adviseert Lifework op welke wijze u arbeidsgezondheidskundige onderzoeken voor uw organisatie organiseert (bijvoorbeeld  aanstellings- en beroepskeuringen, health checks, Pago- en PMO onderzoeken).

Melding frequent verzuim

65% van de langdurige verzuimers is ooit frequent verzuimer geweest. Om op tijd actie te ondernemen signaleren wij voor u de frequent verzuimende werknemers zodat u zelf of met behulp van onze inzet langdurig ziekteverzuim voorkomt.

Inzetbaarheidsportaal voor frequente verzuimers

Uw werknemers die frequent verzuimen krijgen op uw verzoek een inlog van een eigen inzetbaarheidsportaal zodat zij zelf ook aan de slag kunnen om hun inzetbaarheid te optimaliseren.

  1. HR en Vitaliteitsmanagement

HR Bedrijfsscan van Regio HR

Heeft u alle P&O zaken goed geregeld en voldoet u aan de wettelijke eisen? Met de HR Scan weet u waar u aan toe bent en hoe u de inzetbaarheid van uw personeel optimaliseert. De uitslag van de scan bespreekt u vrijblijvend met uw eigen HR Adviseur.

Uw eigen Regio HR Adviseur

In uw regio en op uw afroep heeft u de toegang tot een eigen HR Adviseur. Een HR Adviseur die bekend is met de regionale arbeidsmarkt en (indien u gebruik maakt van de HR Scan) uw organisatie kent.

HR Portaal

Zie ook verderop in deze nieuwsbrief. U beschikt over een eigen HR Portaal waar u uw ziek- en herstelmeldingen invoert, uw personeelsdossiers kunt beheren en bepaalde verzuimstatistieken kunt draaien.

WWZ-signalering

De Wet Werk en Zekerheid zorgt er voor dat werknemers met een tijdelijk dienstverband meer rechten hebben. Door de automatische WWZ signalering van het HR Portaal weet u op tijd wanneer u met uw tijdelijke werknemer rond de tafel moet en voorkomt u schadevergoedingen en administratieve rompslomp.

Intake loopbaanadvies

Als u met uw werknemer overeenkomt dat deze zich dient te richten op ander werk binnen of buiten uw organisatie, dan bieden wij deze werknemer een intakegesprek met een loopbaanadviseur inclusief een vrijblijvend loopbaanadvies.

Intake vitaliteits- en inzetbaarheidsadvies

Vanaf de tweede helft in 2018 zullen wij uw werknemers in de gelegenheid stellen om gebruik te maken van een vrijblijvend intakegesprek en advies van een vitaliteits- of inzetbaarheidsadviseur.

In onze nieuwsbrief die u de 2e helft van januari ontvangt lichten wij de extra diensten verder toe en stellen wij de EVI bedrijven achter deze dienstverlening aan u voor. Wilt u nu alvast meer informatie over het Basiscontract+ pakket, klik dan hier.

 

Verrekening van het Basiscontract+

Zoals eerder in deze nieuwsbrief aangegeven krijgt u als bestaande klant het pakket Basiscontract+ inclusief de extra’s en dat voor de prijs van uw lopende contract Verzuimmanagement+. Daarnaast indexeren wij per 1 januari 2018 onze pakketten en aansluittarieven wederom niet en hopen dat u dat waardeert.

In elk nieuw kalenderjaar, om te beginnen in 2019 vraagt Regio HR bij u de verzamelloonstaat op (zie hiervoor). Regio HR zal de aantallen werknemers (zoals vermeld op de verzamelloonstaat) doorgeven aan Regiopoortwachters.nl zodat Regiopoortwachters.nl per maand weet hoeveel werknemers in het bedrijf werkzaam zijn. In het laatste kwartaal van dit jaar heeft één van onze medewerkers uw organisatie daarom benaderd om het huidige aantal werknemers dat bij u werkt op te vragen.

In samenwerking met verzekeraars en assuradeuren is het ook mogelijk dat Regio HR in opdracht van u de totale loonsom van uw Verzamelloonstaat aan de betreffende verzekeringsorganisatie doorgeeft. Zodat u ook voor de naverrekening van uw verzuimverzekeringspremie geen extra administratieve handelingen heeft.

champagne

Ter afsluiting

In de tweede helft van januari 2018 ontvangt u naast de nieuwsbrief informatie over het HR Portaal, een machtiging en het format van de verwerkersovereenkomst die u met ons dient af te sluiten om (volgens de AVG) met onze organisatie(s) te mogen samenwerken. Wij hopen u hiermee van dienst te zijn.

Wens ik u namens alle collega’s van Regiopoortwachters.nl, Regio HR en de andere EVI bedrijven fijne feestdagen, een goede jaarwisseling en een vitaal en succesvol 2018!

Gerard Egberts

Directeur

Regiopoortwachters.nl